Мероприятие было организовано с целью подробного изучения будущими специалистами практической стороны работы с разными категориями документов и проведения практического занятия на тему "Основные учётные документы архива".

Директор архива Демидова И.М. рассказала о истории создания архива и основных источниках комплектования,обозначила общее количество хранящихся документов. Это порядка 126 тысяч документов (как управленческого характера, так и по личному составу).

Заместитель директора Бауман Н.В. провела для ребят увлекательную экскурсию по всем хранилищам. Студенты увидели, как организовано хранение документов на стеллажах, узнали о специфике температурно-влажностного режима и способах реставрации ветхих документов.

Особый интерес у будущих делопроизводителей вызвало знакомство с научно-справочным аппаратом архива: каталогами, описями и современными электронными базами учета. Ребятам показали, как быстро найти нужное дело по запросу горожан или организаций.

Главный специалист архива Авдеева Т.В. напомнила студентам, что к основным (обязательным) учётным документам архива относятся книга учёта поступления и выбытия дел, документов, список фондов и лист фонда. Состав и формы основных учётных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Все документы, тонкости их оформления были рассмотрены на конкретных примерах.

Посещение архива не только расширило профессиональный кругозор студентов, но и укрепило понимание важности будущей профессии для сохранения исторической памяти.